Den eigenen Reparaturdienstleister im Blick zu behalten, klingt nicht gerade spannend. Da Sie aber einen Teil Ihrer Verantwortung abgeben, sind Sie verpflichtet, eine gewisse Aufsicht auszuüben.
Außerdem lohnt es sich für Ihr Budget und die Gesamtqualität. In diesem Beitrag geben wir Ihnen einige Richtlinien, mit denen Sie Ihren Dienstleister auditieren können.
So beginnen Sie mit der Dokumentation
Im hektischen Alltag der AEMP ist es verlockend, ein Endoskop einfach zu benutzen, zu reinigen, wieder zu benutzen und einzuschicken, wenn es kaputtgeht. Wer seine Reparaturen dokumentiert und regelmäßig auswertet, erfährt viel über das Endoskop, den Reparaturdienstleister und die eigene Abteilung.
1. Checkliste für Funktionsprüfungen
Legen Sie zunächst für jedes Endoskop ein eigenes Blatt für Funktionsprüfungen an. Eine Vorlage finden Sie hier.
Darauf stehen Hersteller, Modell und Seriennummer des Endoskops.
Notieren Sie auf der Rückseite, wann eine Reparatur nötig war, was sie gekostet hat und wer sie durchgeführt hat.
Sehen Sie sich die Einträge über die Zeit an. Erkennen Sie Trends?
Natürlich können Sie dafür auch ein automatisiertes System nutzen.
Bei einer wiederkehrenden Reparatur sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Gibt es bei diesem Endoskop ein grundlegenderes Problem, das nicht behoben wird?
- Liegt der wiederkehrende Fehler an falscher Handhabung durch das Personal?
- Müssen neue Mitarbeitende besser in Pflege und Handhabung der Endoskope geschult werden?
- Gibt es etwas, das der Arzt wissen muss, damit das Endoskop gut funktioniert?
- Arbeitet Ihr Reparaturdienstleister korrekt?
- Ist das Endoskop einfach alt und sollte ausgemustert werden?
Betrachten Sie die Reparaturen aller Endoskope, nicht nur des einen, mit dem Sie gerade arbeiten. So werden Muster in der Nutzung oder Fehlnutzung sichtbar. Und wenn Ihnen der Aufwand zu groß ist: Probieren Sie doch eine fertige Lösung.
2. Muster erkennen
Analysieren Sie Ihre Reparaturmuster, um festzustellen, ob Sie auffällig oft Flüssigkeitseintritt haben. Flüssigkeitseintritt gehört zu den teuersten, zeitaufwendigsten und schädlichsten Serviceproblemen – und zugleich zu den am leichtesten vermeidbaren. Es gibt automatisierte Prüfsysteme, die Partikel in Ihren Endoskopen erkennen.
Haben Sie wiederholt Probleme mit Flüssigkeitseintritt, gehen Sie mit Ihrem Personal noch einmal die richtigen Dichtheitsprüfverfahren sowie die üblichen Handhabungs- und Reinigungsprotokolle durch. Auch weniger bekannte Prüfmethoden und Prüfpunkte können helfen, etwa das Alter Ihrer Wasser- bzw. Dichtkappen (maximal 18 Monate).
Fragen Sie Ihren Reparaturdienstleister oder den Hersteller nach Unterstützung in diesen Bereichen.
3. Nutzung überwachen
Achten Sie darauf, wie oft ein Endoskop verwendet wird. Je häufiger es benutzt (und gereinigt) wird, desto schneller verschleißt es und desto anfälliger wird es für Defekte.
Bedenken Sie auch, dass Endoskope in einer Ausbildungsklinik wegen der Unerfahrenheit der Anwender häufiger ausfallen können.
4. Ihren Reparaturdienstleister auditieren
Planen Sie mindestens einmal im Jahr einen Auditbesuch und prüfen Sie die Einhaltung von Normen, Standards und regulatorischen Vorgaben.
Oft wird angenommen, dass Normen Gesetz sind und ihre Vorgaben wörtlich erfüllt werden müssen. Das stimmt so nicht ganz: Für die Gesetzeskonformität gibt es eine Hierarchie aus Gesetzen, Verordnungen und Normen.
Oft wird angenommen, dass Normen Gesetz sind und ihre Vorgaben wörtlich erfüllt werden müssen. Das stimmt so nicht ganz: Für die Gesetzeskonformität gibt es eine Hierarchie aus Gesetzen, Verordnungen und Normen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Reparaturdienstleister qualifiziert haben und dass die damals geltenden Normen und Standards weiterhin angewendet werden.
Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr Reparaturdienstleister die MDR 2017/745 versteht und Verantwortung dafür übernimmt.
Die CE-Kennzeichnung ist nicht gültig, wenn sich Ihr Reparaturdienstleister nicht an die Verordnung hält.
Prüfen Sie auch, ob sich seine Geschäftsbedingungen geändert haben.
Die CE-Kennzeichnung ist nicht gültig, wenn sich Ihr Reparaturdienstleister nicht an die Verordnung hält.
Prüfen Sie auch, ob sich seine Geschäftsbedingungen geändert haben.
Preis pro Reparatur und Durchlaufzeit sind zwei wichtige Kennzahlen. Kleine Reparaturen sollten nur ein bis zwei Tage dauern.
90 % Ihrer Reparaturen sollten klein sein; große Reparaturen machen den Rest aus.
Mit wenigen Ausnahmen sollte eine große Reparatur nicht länger als eine Woche dauern.
Es gibt automatisierte Systeme, die die Durchlaufzeit für Sie und Ihren Reparaturdienstleister verkürzen. Mehr dazu hier.
5. Eine zweite Meinung einholen
Dauert die Reparatur länger als erwartet, oder ist ein hoher Anteil Ihrer Reparaturen „schwer“ bzw. erfordert eine Komplettüberholung? Holen Sie dann eine zweite Meinung ein und prüfen Sie, welche anderen Anbieter es gibt.
Fragen Sie auch nach, wie viel Ihr Reparaturbetrieb selbst erledigt und wie viel er auslagert. Verzögert sich Ihre Durchlaufzeit durch Fremdvergabe? Ohne dass Sie es wissen, gibt es einen florierenden Markt für komplexe Reparaturen. Ihr Endoskop hat für eine Reparatur womöglich Kontinente überquert!
6. Die Durchlaufzeit bewerten
Vergessen Sie nicht: Es sind Ihre Endoskope, und sie gehören in Ihre Klinik, nicht zum Reparaturbetrieb!
Kann er das Problem nicht sofort lösen, sollte er erklären, warum, und Ihnen Optionen anbieten.
Behalten Sie auch Ihre Reparaturkosten im Blick.
7. Preise prüfen
Fragen Sie ruhig andere Reparaturdienstleister, was vergleichbare Reparaturen kosten würden. Sie helfen gern! Viele stellen eine Preisliste zur Verfügung.
Manche veröffentlichen sie sogar (teilweise) auf ihrer Website.
Manche veröffentlichen sie sogar (teilweise) auf ihrer Website.
Vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter und prüfen Sie, ob Ihre Kosten angemessen sind.
Vielleicht sprechen Sie mit Ihrem aktuellen Dienstleister über die Preise, vielleicht suchen Sie einen neuen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass die ständige Reparatur eines Endoskops (samt Ausfallzeiten) teurer ist als ein Neukauf. Das gilt besonders für ältere Endoskope.
Vielleicht sprechen Sie mit Ihrem aktuellen Dienstleister über die Preise, vielleicht suchen Sie einen neuen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass die ständige Reparatur eines Endoskops (samt Ausfallzeiten) teurer ist als ein Neukauf. Das gilt besonders für ältere Endoskope.
8. Ihren Reinigungsprozess prüfen
Achten Sie auch auf den Reinigungsprozess. Manche Verfahren belasten die Instrumente stärker als andere.
Zudem kann der Wechsel von einem Verfahren zum anderen Probleme verursachen, die vorher nicht erkennbar waren. Ihr Reparaturbetrieb und der Hersteller können Sie dabei unterstützen.
Wenn Sie die Chemie wechseln, stellen Sie sicher, dass sie die Qualität nicht beeinträchtigt und vom Hersteller freigegeben ist. Erst prüfen, dann handeln.
Kurz gesagt: Behalten Sie folgende Aspekte von Reparaturen im Blick und bewerten Sie sie sorgfältig:
- Alter des Endoskops
- Nutzungshäufigkeit des Endoskops
- Reinigungsverfahren
- Art der Reparatur
- Reparaturhäufigkeit
- Reparaturkosten
- Durchlaufzeit der Reparatur
Kontaktieren Sie uns zur Endoskopprüfung
Eine AEMP zu leiten ist nicht einfach. Wer jedoch Zeit und Mühe in diese Berichte und Analysen investiert, erreicht eine bessere Instandhaltung, weniger Ausfallzeiten, geringere Reparaturkosten, bessere Budgettreue, besser geschultes Personal und ein klareres Bild davon, wann neue Geräte nötig sind.
Denken Sie daran: Sie können jederzeit Ihren Reparaturdienstleister oder den Hersteller um Unterstützung bitten.
Weitere Informationen zu Prüfung, Reporting und Management von Endoskopen erhalten Sie unter info@dovideqmedical.com.
