Die Reparaturhistorie jedes einzelnen Endoskops zu führen, klingt nicht gerade spannend. Für Ihr Budget und die Gesamtqualität lohnt es sich aber wirklich.
Im hektischen Alltag der AEMP ist es verlockend, ein Endoskop einfach zu benutzen, zu reinigen, wieder zu benutzen und einzuschicken, wenn es kaputtgeht. Wer seine Reparaturen dokumentiert und diese Übersicht regelmäßig auswertet, erfährt viel über das Endoskop, den Reparaturdienstleister und möglicherweise auch über die eigene Abteilung.
So beginnen Sie mit der Dokumentation
Legen Sie zunächst für jedes Endoskop ein eigenes Blatt für Funktionsprüfungen an. Eine Vorlage finden Sie hier.
Darauf stehen Hersteller, Modell und Seriennummer des Endoskops.
Notieren Sie auf der Rückseite, wann eine Reparatur nötig war, was sie gekostet hat und wer sie durchgeführt hat.
Sehen Sie sich die Einträge über die Zeit an. Erkennen Sie Trends?
Bei einer wiederkehrenden Reparatur sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Gibt es bei diesem Endoskop ein grundlegenderes Problem, das nicht behoben wird?
- Liegt der wiederkehrende Fehler an falscher Handhabung durch das Personal?
- Müssen neue Mitarbeitende besser in Pflege und Handhabung der Endoskope geschult werden?
- Gibt es etwas, das der Arzt wissen muss, damit das Endoskop gut funktioniert?
- Arbeitet Ihr Reparaturdienstleister korrekt?
- Ist das Endoskop einfach alt und sollte ausgemustert werden?
Betrachten Sie die Reparaturen aller Endoskope, nicht nur des einen, mit dem Sie gerade arbeiten. So werden Muster in der Nutzung oder Fehlnutzung sichtbar. Und wenn Ihnen der Aufwand zu groß ist: Probieren Sie doch eine fertige Lösung.
Muster erkennen
Analysieren Sie Ihre Reparaturmuster, um festzustellen, ob Sie auffällig oft Flüssigkeitseintritt haben. Flüssigkeitseintritt gehört zu den teuersten, zeitaufwendigsten und schädlichsten Serviceproblemen – und zugleich zu den am leichtesten vermeidbaren. Es gibt automatisierte Prüfsysteme, die Partikel in Ihren Endoskopen erkennen.
Haben Sie wiederholt Probleme mit Flüssigkeitseintritt, gehen Sie mit Ihrem Personal noch einmal die richtigen Dichtheitsprüfverfahren sowie die üblichen Handhabungs- und Reinigungsprotokolle durch. Auch weniger bekannte Prüfmethoden und Prüfpunkte können helfen, etwa das Alter Ihrer Wasser- bzw. Dichtkappen (maximal 18 Monate).
Fragen Sie Ihren Reparaturdienstleister oder den Hersteller nach Unterstützung in diesen Bereichen.
Achten Sie außerdem darauf, wie oft ein Endoskop verwendet wird. Je häufiger es benutzt (und gereinigt) wird, desto schneller verschleißt es und desto anfälliger wird es für Defekte.
Bedenken Sie auch, dass Endoskope in einer Ausbildungsklinik wegen der Unerfahrenheit der Anwender häufiger ausfallen können.
Behalten Sie Ihren Reparaturdienstleister im Blick
Preis pro Reparatur und Durchlaufzeit sind zwei Kennzahlen, auf die Sie bei Ihrem Reparaturdienstleister achten sollten. Kleine Reparaturen sollten nur ein bis zwei Tage dauern, und 90 % Ihrer Reparaturen sollten klein sein. Große Reparaturen sollten nur 10 % ausmachen und – mit wenigen Ausnahmen – nicht länger als eine Woche dauern.
Es gibt automatisierte Systeme, die die Durchlaufzeit für Sie und Ihren Reparaturdienstleister verkürzen. Mehr dazu hier.
Dauert die Reparatur länger als erwartet, oder ist ein hoher Anteil Ihrer Reparaturen „schwer“ bzw. erfordert eine Komplettüberholung? Holen Sie dann eine zweite Meinung ein und prüfen Sie, welche anderen Anbieter es gibt.
Fragen Sie auch nach, wie viel Ihr Reparaturbetrieb selbst erledigt und wie viel er auslagert. Verzögert sich Ihre Durchlaufzeit durch Fremdvergabe? Ohne dass Sie es wissen, gibt es einen florierenden Markt für komplexe Reparaturen. Ihr Endoskop hat für eine Reparatur womöglich Kontinente überquert!
Ihren Reparaturdienstleister bewerten
Vergessen Sie nicht: Es sind Ihre Endoskope, und sie gehören in Ihre Klinik, nicht zum Reparaturbetrieb!
Kann er das Problem nicht sofort lösen, muss er erklären, warum, und Ihnen Optionen anbieten.
Behalten Sie auch Ihre Reparaturkosten im Blick. Fragen Sie ruhig andere Reparaturdienstleister, was vergleichbare Reparaturen kosten würden. Sie helfen gern! Viele stellen eine Preisliste zur Verfügung, manche veröffentlichen sie sogar (teilweise) auf ihrer Website.
Vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter und prüfen Sie, ob Ihre Kosten angemessen sind. Vielleicht sprechen Sie mit Ihrem aktuellen Dienstleister über die Preise, vielleicht suchen Sie einen neuen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass die ständige Reparatur eines Endoskops (samt Ausfallzeiten) teurer ist als ein Neukauf. Das gilt besonders für ältere Endoskope.
Ihr Reinigungsprozess
Achten Sie auch auf den Reinigungsprozess. Manche Verfahren belasten die Instrumente stärker als andere.
Zudem kann der Wechsel von einem Verfahren zum anderen Probleme verursachen, die vorher nicht erkennbar waren. Ihr Reparaturbetrieb und der Hersteller können Sie dabei unterstützen.
Wenn Sie die Chemie wechseln, stellen Sie sicher, dass sie die Qualität nicht beeinträchtigt und vom Hersteller freigegeben ist. Erst prüfen, dann handeln.
Kurz gesagt: Behalten Sie folgende Aspekte von Reparaturen im Blick und bewerten Sie sie sorgfältig:
- Alter des Endoskops
- Nutzungshäufigkeit des Endoskops
- Reinigungsverfahren
- Art der Reparatur
- Reparaturhäufigkeit
- Reparaturkosten
- Durchlaufzeit der Reparatur
Kontaktieren Sie uns zur Endoskopprüfung
Eine AEMP zu leiten ist nicht einfach. Wer jedoch Zeit und Mühe in diese Berichte und Analysen investiert, erreicht eine bessere Instandhaltung, weniger Ausfallzeiten, geringere Reparaturkosten, bessere Budgettreue, besser geschultes Personal und ein klareres Bild davon, wann neue Geräte nötig sind.
Denken Sie daran: Sie können jederzeit Ihren Reparaturdienstleister oder den Hersteller um Unterstützung bitten.
Weitere Informationen zu Prüfung, Reporting und Management von Endoskopen erhalten Sie unter info@dovideqmedical.com.
