Surveiller votre réparateur d'endoscopes ne semble pas très amusant. Mais comme vous lui confiez une partie de votre responsabilité, vous êtes tenu d'exercer un certain contrôle.
C'est en outre très bénéfique pour vos finances et la qualité globale. Dans cet article, nous vous donnons quelques repères pour commencer à auditer votre prestataire.
Commencer à suivre vos endoscopes
Dans l'agitation du service de stérilisation, il est tentant d'utiliser un endoscope, de le nettoyer, de le réutiliser et de l'envoyer en réparation quand il casse. Suivre et évaluer régulièrement vos réparations peut en dire long sur votre endoscope, votre réparateur et votre propre service.
1. Une fiche de tests fonctionnels
Pour commencer, prévoyez une fiche de tests fonctionnels pour chaque endoscope. Vous trouverez un modèle ici.
Vous y indiquez la marque, le modèle et le numéro de série de l'endoscope.
Au verso, notez si une réparation est nécessaire, son coût et qui l'a effectuée.
Examinez les enregistrements au fil du temps. Remarquez-vous des tendances ?
Vous pouvez bien sûr utiliser un système automatisé pour cela.
En cas de réparation récurrente, posez-vous les questions suivantes :
- Cet endoscope présente-t-il un problème plus profond qui n'est pas traité ?
- Cette panne récurrente est-elle due à une mauvaise manipulation par le personnel ?
- Faut-il former les nouveaux collaborateurs à l'entretien et à la manipulation des endoscopes ?
- Le chirurgien doit-il savoir quelque chose pour que son endoscope reste performant ?
- Votre réparateur effectue-t-il correctement le travail ?
- L'endoscope est-il simplement en fin de vie et faut-il le réformer ?
Examinez les réparations de tous vos endoscopes, pas seulement celui sur lequel vous travaillez. Des schémas d'utilisation, ou de mauvaise utilisation, peuvent apparaître. Et si vous ne voulez pas vous embêter avec tout cela, pourquoi ne pas essayer une solution prête à l'emploi ?
2. Identifier les tendances
Analysez vos tendances de réparation pour voir si vous avez un taux anormalement élevé d'infiltration de liquide. C'est l'un des problèmes de maintenance les plus coûteux, chronophages et dommageables, mais aussi l'un des plus faciles à éviter. Il existe des systèmes de test automatisés qui détectent les particules dans vos endoscopes.
Si les infiltrations se répètent, revoyez avec votre personnel les bonnes techniques de test d'étanchéité, ainsi que les protocoles de manipulation et de nettoyage. D'autres techniques moins connues et points de vigilance peuvent aider, comme l'âge de vos capuchons d'étanchéité (18 mois maximum).
Demandez de l'aide à votre réparateur ou au fabricant sur ces points.
3. Surveiller l'utilisation
Surveillez aussi la fréquence d'utilisation de chaque endoscope. Plus un endoscope est utilisé (et nettoyé), plus il s'use vite et devient sujet aux pannes.
Dans un hôpital universitaire, les endoscopes peuvent également tomber plus souvent en panne en raison de l'inexpérience des utilisateurs.
4. Auditer votre réparateur
Au moins une fois par an, planifiez une visite d'audit et vérifiez le respect des normes, des standards et de la réglementation.
On suppose souvent que les normes ont force de loi et que leurs spécifications doivent être suivies à la lettre. Ce n'est pas tout à fait le cas : pour se conformer à la loi, il existe une hiérarchie entre lois, règlements et normes.
On suppose souvent que les normes ont force de loi et que leurs spécifications doivent être suivies à la lettre. Ce n'est pas tout à fait le cas : pour se conformer à la loi, il existe une hiérarchie entre lois, règlements et normes.
Assurez-vous d'avoir qualifié votre réparateur et que les normes en vigueur à ce moment-là sont toujours appliquées.
Vérifiez aussi que votre réparateur comprend le MDR 2017/745 et en assume la responsabilité.
Le marquage CE n'est pas valable si votre réparateur ne respecte pas le règlement.
Vérifiez également que ses conditions générales n'ont pas changé.
Le marquage CE n'est pas valable si votre réparateur ne respecte pas le règlement.
Vérifiez également que ses conditions générales n'ont pas changé.
Le prix par réparation et le délai d'exécution sont deux indicateurs clés. Les petites réparations ne devraient prendre qu'un ou deux jours.
90 % de vos réparations devraient être mineures ; les réparations lourdes représentent le reste.
À quelques exceptions près, une réparation lourde ne devrait pas prendre plus d'une semaine.
Des systèmes automatisés permettent de réduire le délai pour vous et votre réparateur. En savoir plus ici.
5. Demander un second avis
Si les réparations prennent plus de temps que prévu, ou si une grande partie d'entre elles sont « lourdes » ou nécessitent une remise à neuf complète, demandez un second avis et regardez quels autres prestataires existent.
Demandez aussi quelle part du travail votre réparateur réalise en interne plutôt qu'en sous-traitance. Votre délai est-il rallongé par la sous-traitance ? À votre insu, il existe un marché florissant pour les réparations complexes. Votre endoscope a peut-être traversé des continents pour être réparé !
6. Évaluer le délai de votre réparateur
N'oubliez pas : ce sont vos endoscopes, et leur place est dans votre hôpital, pas chez le réparateur !
S'il ne peut pas résoudre le problème tout de suite, il doit expliquer pourquoi et vous proposer des options.
Suivez également vos dépenses de réparation.
7. Vérifier les tarifs
N'hésitez pas à demander à d'autres réparateurs combien coûteraient des réparations similaires. Ils sont là pour vous aider ! Beaucoup fournissent une grille tarifaire.
Certains en publient même tout ou partie sur leur site.
Certains en publient même tout ou partie sur leur site.
Comparez les prix de différents prestataires et vérifiez que vos coûts sont raisonnables.
Vous pourriez décider de renégocier avec votre réparateur actuel, ou d'en chercher un autre. Vous pourriez aussi conclure que réparer sans cesse un endoscope (avec l'immobilisation qui en découle) coûte plus cher que d'en acheter un neuf. C'est particulièrement vrai pour les endoscopes anciens.
Vous pourriez décider de renégocier avec votre réparateur actuel, ou d'en chercher un autre. Vous pourriez aussi conclure que réparer sans cesse un endoscope (avec l'immobilisation qui en découle) coûte plus cher que d'en acheter un neuf. C'est particulièrement vrai pour les endoscopes anciens.
8. Vérifier votre processus de nettoyage
Surveillez aussi le processus de nettoyage. Certaines méthodes abîment davantage le matériel que d'autres.
De plus, passer d'une méthode à une autre peut révéler des problèmes jusque-là indétectables. Vos réparateurs et fabricants peuvent vous accompagner sur ce point.
Lorsque vous changez de produits chimiques, assurez-vous qu'ils ne nuisent pas à la qualité et qu'ils sont approuvés par votre fabricant. Vérifiez avant d'agir.
En résumé, surveillez et évaluez les aspects suivants des réparations :
- Âge de l'endoscope
- Fréquence d'utilisation de l'endoscope
- Méthode de nettoyage
- Type de réparation
- Fréquence des réparations
- Coût des réparations
- Délai de réparation
Contactez-nous pour vos tests d'endoscopes
Gérer un service de stérilisation n'est pas simple, mais consacrer du temps à ces rapports et analyses permet un meilleur entretien des endoscopes, moins d'immobilisations, des coûts de réparation réduits, un budget mieux respecté, un personnel mieux formé et une meilleure visibilité sur le moment où un nouvel équipement est nécessaire.
N'oubliez pas que vous pouvez toujours demander de l'aide à votre réparateur ou au fabricant.
Pour en savoir plus sur le test, le reporting et la gestion des endoscopes, contactez-nous à info@dovideqmedical.com.
