Je reparatiebedrijf in de gaten houden klinkt misschien niet als het leukste werk. Maar omdat je een deel van je verantwoordelijkheid uit handen geeft, ben je wel verplicht om toezicht te houden.
Bovendien levert het veel op voor je budget en de kwaliteit. In dit artikel geven we je een aantal richtlijnen om te beginnen met het auditen van je leverancier.
Aan de slag met het bijhouden van je endoscopen
In de drukte van de sterilisatieafdeling is het verleidelijk om een endoscoop simpelweg te gebruiken, te reinigen, opnieuw te gebruiken en weg te sturen als hij kapotgaat. Door je reparaties bij te houden en regelmatig te evalueren, leer je veel over je endoscoop, je reparatiebedrijf en je eigen afdeling.
1. Checklist voor functionele tests
Begin met één pagina voor functionele tests per endoscoop. Hier vind je een sjabloon.
Daarop noteer je merk, model en serienummer van de endoscoop.
Noteer op de achterkant wanneer er een reparatie nodig is, wat die kostte en wie hem uitvoerde.
Bekijk de registraties na verloop van tijd. Zie je een patroon?
Je kunt hiervoor uiteraard ook een geautomatiseerd systeem gebruiken.
Heb je te maken met een terugkerende reparatie? Stel jezelf dan de volgende vragen:
- Speelt er bij deze endoscoop een groter probleem dat niet wordt aangepakt?
- Komt deze terugkerende fout doordat medewerkers verkeerd met het instrument omgaan?
- Moeten nieuwe medewerkers beter leren hoe ze endoscopen verzorgen en hanteren?
- Is er iets wat een arts moet weten om de endoscoop goed te laten presteren?
- Voert je reparatiebedrijf het werk goed uit?
- Is de endoscoop gewoon oud en is het tijd om hem af te schrijven?
Kijk naar de reparaties van al je endoscopen, niet alleen naar die waar je nu mee bezig bent. Zo kunnen patronen in gebruik, of verkeerd gebruik, zichtbaar worden. Heb je geen zin in dit gedoe? Probeer dan een kant-en-klare oplossing.
2. Patronen herkennen
Analyseer je reparatiepatronen om te zien of je opvallend vaak vochtinsluiting hebt. Vochtinsluiting is een van de duurste, meest tijdrovende en schadelijkste serviceproblemen, en tegelijk een van de makkelijkst te voorkomen. Er bestaan geautomatiseerde testsystemen die deeltjes in je endoscopen opsporen.
Heb je regelmatig last van vochtinsluiting? Neem dan met je medewerkers nog eens de juiste lektestmethoden door, net als de normale hantering en reinigingsprotocollen. Ook minder bekende lektestmethoden en aandachtspunten kunnen helpen, zoals de leeftijd van je water- en afsluitdopjes (maximaal 18 maanden).
Vraag je reparatiebedrijf of de fabrikant om hulp op deze punten.
3. Gebruik controleren
Let ook op hoe vaak je een endoscoop gebruikt. Hoe vaker een endoscoop wordt gebruikt (en gereinigd), hoe sneller hij slijt en hoe gevoeliger hij wordt voor defecten.
Houd er daarnaast rekening mee dat endoscopen in een opleidingsziekenhuis sneller kapotgaan, door de onervarenheid van de gebruikers.
4. Je reparatiebedrijf auditen
Plan minstens één keer per jaar een auditbezoek en controleer of normen, standaarden en wet- en regelgeving worden nageleefd.
Vaak wordt aangenomen dat normen en standaarden wet zijn en dat de specificaties daarin letterlijk moeten worden gevolgd. Dat is niet helemaal zo. Om aan de wet te voldoen, bestaat er een hiërarchie van wetten, regels en normen.
Vaak wordt aangenomen dat normen en standaarden wet zijn en dat de specificaties daarin letterlijk moeten worden gevolgd. Dat is niet helemaal zo. Om aan de wet te voldoen, bestaat er een hiërarchie van wetten, regels en normen.
Zorg dat je je reparatiebedrijf hebt gekwalificeerd en dat de normen en standaarden die toen golden, nog steeds worden toegepast.
Zorg er ook voor dat je reparatiebedrijf de MDR 2017/745 begrijpt en daar verantwoordelijkheid voor neemt.
De CE-markering is niet geldig als je reparatiebedrijf zich niet aan de verordening houdt.
Controleer ook of je algemene voorwaarden niet zijn gewijzigd.
De CE-markering is niet geldig als je reparatiebedrijf zich niet aan de verordening houdt.
Controleer ook of je algemene voorwaarden niet zijn gewijzigd.
Prijs per reparatie en doorlooptijd zijn twee punten om goed in de gaten te houden. Kleine reparaties zouden maar een dag of twee moeten duren.
90% van je reparaties zou klein moeten zijn; grote reparaties vormen de rest.
Op een paar uitzonderingen na zou een grote reparatie niet langer dan een week moeten duren.
Er zijn geautomatiseerde systemen op de markt die de doorlooptijd voor jou en je reparatiebedrijf verkorten. Hier lees je meer.
5. Een second opinion vragen
Duurt de reparatie langer dan verwacht, of zie je dat een groot deel van je reparaties "zwaar" is of een volledige revisie vraagt? Vraag dan een second opinion over je reparatieproblematiek en kijk welke andere leveranciers er zijn.
Vraag ook na hoeveel van het werk je reparatiebedrijf zelf doet en hoeveel het uitbesteedt. Wordt je doorlooptijd vertraagd door uitbesteding aan derden? Zonder dat je het weet, bestaat er een bloeiende markt voor complexe reparaties. Je endoscoop kan zomaar continenten hebben overgestoken voor een reparatie!
6. De doorlooptijd van je reparatiebedrijf beoordelen
Vergeet niet: het zijn jouw endoscopen, en ze horen in jouw ziekenhuis, niet bij het reparatiebedrijf!
Kunnen ze het niet direct oplossen, dan moeten ze uitleggen waarom en je opties bieden.
Houd ook je reparatiekosten bij.
7. Prijzen controleren
Durf andere reparatiebedrijven te vragen wat vergelijkbare reparaties bij hen kosten. Ze helpen je graag! Veel bedrijven sturen je een prijslijst.
Sommige zetten een (deel van hun) prijslijst zelfs op hun website.
Sommige zetten een (deel van hun) prijslijst zelfs op hun website.
Vergelijk de prijzen van verschillende aanbieders en kijk of wat je betaalt redelijk is.
Misschien besluit je om met je huidige reparatiepartner over de tarieven te praten, of om een andere leverancier te zoeken. Uiteindelijk kun je ook concluderen dat het steeds weer repareren van een endoscoop (en de stilstand die dat oplevert) duurder is dan een nieuwe aanschaffen. Dat geldt vooral voor oudere endoscopen.
Misschien besluit je om met je huidige reparatiepartner over de tarieven te praten, of om een andere leverancier te zoeken. Uiteindelijk kun je ook concluderen dat het steeds weer repareren van een endoscoop (en de stilstand die dat oplevert) duurder is dan een nieuwe aanschaffen. Dat geldt vooral voor oudere endoscopen.
8. Je reinigingsproces controleren
Houd ook het reinigingsproces in de gaten. Sommige methoden zijn zwaarder voor de instrumenten dan andere.
Bovendien kan een overstap van de ene methode naar de andere problemen veroorzaken die eerder niet zichtbaar waren. Je reparatiebedrijf en fabrikant kunnen je hierbij helpen.
Stap je over op andere chemicaliën? Zorg dan dat ze de kwaliteit niet aantasten en door de fabrikant zijn goedgekeurd. Eerst controleren, dan pas doen.
Kortom: houd de volgende aspecten van reparaties in de gaten en beoordeel ze zorgvuldig:
- Leeftijd van de endoscoop
- Gebruiksfrequentie van de endoscoop
- Reinigingsmethode
- Type reparatie
- Reparatiefrequentie
- Reparatiekosten
- Doorlooptijd van de reparatie
Neem contact op voor hulp bij het testen van endoscopen
Een sterilisatieafdeling runnen is niet makkelijk. Maar wie tijd en aandacht steekt in deze rapportages en analyses, krijgt er veel voor terug: beter onderhoud, minder stilstand, lagere reparatiekosten, beter budgetbeheer, beter opgeleide medewerkers en meer inzicht in wanneer nieuwe apparatuur nodig is.
Bedenk dat je altijd hulp kunt vragen aan je reparatiebedrijf of de fabrikant.
Wil je meer weten over het testen, rapporteren en beheren van endoscopen? Neem contact met ons op via info@dovideqmedical.com.
